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Solutions d'externalisation des archives publiques

En tant qu’acteur du secteur public (administration, collectivité territoriale, entreprise, hôpital…), vous faites face à de nouveaux enjeux en termes de modernisation, de maîtrise des coûts et d’optimisation de performance. L’évolution de la règlementation favorise la dématérialisation dans le secteur public : loi Macron, PESV2… C’est donc le moment opportun pour prendre le virage numérique et saisir les opportunités ! Avec LOCARCHIVES, faites le choix de la performance et de la sécurité en dématérialisant vos flux et en externalisant la conservation de vos documents numériques et physiques. Agréées par le SIAF, nos solutions sont parfaitement adaptées aux pratiques archivistiques spécifiques au secteur public !

Archives publiques : dématérialisez pour mieux gérer et conserver !

Nous préparons et indexons vos archives électroniques et physiques. Nous procédons ensuite à leur dématérialisation et à leur versement pour permettre leur consultation en ligne. La restitution de vos documents s’effectue soit en ligne ou soit par livraison, selon votre choix. La gestion de vos archives (durées de conservation, destruction…) vous est alors facilitée. Nos dispositifs de conservation et d’archivage hautement sécurisés permettent, quant à eux, de préserver la vocation probatoire de vos documents !

Demandez un devis

Reposez vous sur des experts pour identifier, structurer et gérer vos fonds d’archives

Vous avez besoin d’un état des lieux de vos fonds d’archives ? De les rationnaliser afin de ne conserver que les documents qui doivent l’être ? De procéder à un récolement ? De rédiger vos bordereaux de versement, d’élimination… ?

Nos archivistes experts en traitement documentaire maîtrisent les pratiques du secteur public et réalisent, pour vous, toutes les opérations de gestion courante de vos archives, en toute conformité avec les exigences du SIAF.

Dans le cas d’archives communales, l’ensemble des opérations sont réalisées en prenant pour référence les préconisations et le cadre de classement des archives communales dont l’application est demandée par le SIAF, dont notamment :

Arrêté du 31 décembre 1926 éditant le règlement des archives communales assorti du cadre de classement thématique des séries modernes

Instruction de la direction des Archives de France AD 83-1 du 08 mars 1983 qui préconise l’utilisation de classement continu en série W pour les archives postérieures au 31/12/1982

Instruction DITN/RES/2007/001 du 31 janvier 2007 : règles de base pour la construction, l’extension ou le ré-aménagement d’un bâtiment d’archives

Note AD 1399 du 03 février 1992 sur les règles de sécurité et de protection des documents pour les bâtiments d’archives
DGP/SIAF/2014/006 : préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques

Vos besoins fondamentaux

Maîtriser vos risques

Sécuriser l’archivage de tous vos documents numériques et physiques
Maîtriser l’ensemble de vos fonds documentaires

Optimiser la gestion
de vos documents

Mettre en œuvre la dématérialisation de vos flux : Marchés publics, Helios, Actes, Paie, PESV2…
Réorganiser vos fonds documentaires, par exemple lors d’un déménagement

Améliorer et pérenniser
votre activité

Accroître votre performance tout en optimisant vos coûts de fonctionnement
Proposer des services documentaires clés en mains et mutualisés (groupements de collectivités…)

Externalisation
des archives publiques :
un contexte très réglementé

Depuis 2009, les organisations publiques peuvent procéder à l’externalisation des archives publiques (numériques et physiques, gestion et conservation) auprès d’un prestataire privé agréé par le Ministère de la Culture (décret 2009-1124).

Le Code du Patrimoine précise le caractère et les conditions de cette externalisation des archives sur les principaux points suivants :
– conservation, élimination et/ou externalisation d’archives publiques auprès de personnes physiques ou morales agréées (articles L 212-1 et suivants)
– contrôle scientifique et technique de l’Etat exercé par le SIAF sur les archives publiques (articles R. 212-1 et suivants)
– collecte et conservation des archives publiques (articles R. 212-10 et suivants)
– dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet (articles R. 212-19 et suivants).

Consultez le site des Archives de France

Vos bénéfices immédiats

Une solution adaptée pour une transition numérique réussie

Dispositif complet et agréé : gestion de vos archives conforme avec les pratiques archivistiques du secteur public
Solutions clés en main ou sur mesure déployées par des experts maîtrisant vos spécificités
Accompagnement au changement

Une sécurité et une confiance renforcées

Infrastructures (physiques et numériques) et données hautement sécurisées
Solution 100 % Made in France

Un SAE nouvelle génération !

LOCARCHIVES , groupe Archiveco, est la première entreprise privée à implémenter l’initiative Open Source VITAM dans sa nouvelle offre d’Archivage Electronique. Notre nouvelle solution exploite un cœur VITAM et suit les recommandations du Ministère de la Culture pour la conservation des données de la sphère publique. Exploitant la richesse de VITAM et du modèle SEDA 2.1, son approche archivistique propose toutes les fonctionnalités destinées aux différents acteurs : services d’archives, producteur, versant, autorité de contrôle scientifique et technique de l’Etat. Conforme à l’agrément du SIAF et NFZ 42-013, notre solution est adaptée aux archives courantes, intermédiaires et définitives (dans un contexte d’intégration spécifique maîtrisé par l’autorité d’archivage publique). Les extensions de la solution permettent de gérer des archives physiques, internes ou externalisées.

Notre solution est disponible en mode SaaS (à l’usage) pour permettre un accès simple et économique à la solution VITAM.
Nous sommes également en capacité d’intégrer la solution on premise (sur les infrastructures du client), notamment pour des services mutualisés (regroupement d’archives départementales, de collectivités, groupements hospitaliers).

Les bénéfices de la solution

Accès facilité à vos données

Interface de recherche unifiée pour les documents numériques et physiques

Management du référentiel Record Management

Module de paramétrage du cycle de vie (durées de conservation, communicabilité, versement en archivage définitif)

Economies

Mise en oeuvre rapide du service mutualisé en mode SaaS pour des coûts maîtrisés

Valeur probatoire préservée

Traçabilité et journalisation de l’ensemble de vos opérations
Journaux visibles dans les interfaces

Sécurité & confidentialités renforcées

Seuls vos utilisateurs sont habilités à accéder à vos données

Intéropérabilité et réversibilité

Nombreux connecteurs et possibilité de transférer vos archives (migration, archives définitives)

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Cas clients

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Valorisation et numérisation des dossiers techniques

Fiabiliser les données techniques des constructions dans le cadre d’une évolution de la réglementation

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Cartographie et récolement d'un fonds d’archives communales

Sécurisation des archives et optimisation des espaces de stockage