Les archives aussi, ça déménage !

L’équation de départ : comment faire plus avec moins ?

Le déménagement d’une entreprise s’accompagne le plus souvent de la diminution du nombre de m2 par salarié. Conséquence fréquente : il faut réduire, en moyenne de 50 à 70 % le volume des documents et archives, en ne conservant dans les nouveaux locaux que les documents les plus utilisés.

Un impératif : intégrer l’archivage dans le déménagement.

Pourtant, l’archivage est souvent le parent pauvre d’un projet de déménagement. Les entreprises se concentrent surtout sur des problématiques logistiques, comme l’aménagement des nouveaux bureaux, et sous-estiment l’ampleur du travail de traitement des dossiers.

Constat : des entreprises souvent mal préparées pour le déménagement.

Elles ne sont pas toujours dotées d’outils de gestion documentaire adaptés. De plus, elles n’ont qu’une vague idée de l’encombrement généré par leurs archives papier, et sous-estiment l’impact sur la productivité de leurs collaborateurs.

La solution : la mise en oeuvre d’une bonne gestion documentaire.

Une anticipation suffisante et le recours aux bonnes pratiques de gestion documentaire permettront d’éviter un déménagement en mode « panique » et de transformer la contrainte du déménagement en opportunité pour l’entreprise.

Les étapes d’un déménagement d’archives

1- Faire le bilan de l’existant

• Recenser les outils et les pratiques de l’entreprise en matière de gestion documentaire : dispose-t-elle par exemple d’un référentiel de conservation de de procédures ?
• Cartographier les fonds existants : quelle volumétrie, quelles typologies de documents, quels services ?

A découvrir en images : comment nos experts vous aident à optimiser la gestion de vos documents

2- Concevoir les outils et les procédures adéquats

• Rédiger un référentiel de conservation, un plan de classement, des procédures…
• Faire valider les nouvelles procédures par les différents services
• Mettre en place les outils informatiques ad hoc

3- Déployer les nouveaux outils et procédures

• Mettre en place les nouvelles procédures pour une utilisation en mode courant
• Former les collaborateurs aux nouveaux outils
• Procéder au traitement des archives : tri, indexation, conditionnement, destruction…
• Eventuellement, recourir à des équipes externes

4- Piloter le projet

• Fédérer l’ensemble des collaborateurs autour du projet de déménagement
• Prendre en compte les contraintes logistiques des intervenants extérieurs : déménageur, cabinet d’architecture, entreprise de nettoyage…

Les règles d’or d’un déménagement d’archives réussi

1- Faites de votre déménagement un projet d’entreprise

Allouez-lui des moyens humains et techniques, et mobilisez tous vos collaborateurs autour de ce projet… et pas seulement pour choisir le mobilier de leur nouveau bureau !

2- Anticipez longtemps à l’avance votre déménagement… et planifiez le !

Environ 9 mois avant le jour J, mettez en place une équipe dédiée au projet, établissez un échéancier, affectez les moyens nécessaires puis surveillez l’avancée de votre projet au moyen d’indicateurs adaptés.

3- Intégrez le temps de traitement des dossiers

En moyenne on compte 2 armoires pour 1 collaborateur, équivalent en moyenne à 120 boîtes d’archives ou 600 dossiers.
Prévoyez une semaine de travail par armoire pour trier, référencer et conditionner les dossiers qu’elle contient. Ce travail peut être externalisé.

4- Profitez-en pour moderniser et mettre à niveau vos outils de gestion documentaire

Recensez les bonnes pratiques et partagez les avec tous les collaborateurs. Mettez en place de nouveaux outils prévus pour être utilisés durablement.

5- Gardez en tête votre objectif principal : le déménagement de vos archives

Ne compliquez pas votre projet de déménagement en y incorporant des projets annexes : numérisation, dématérialisation, GED… Vous risquez de fabriquer une « usine à gaz » qui entrainera des dépassements de délai ! Il est souvent plus efficace de reporter ces projets à plus tard.

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Les bénéfices d’un déménagement bien mené

• Meilleure connaissance et utilisation des fonds documentaires, contribuant à améliorer la productivité des collaborateurs
• Optimisation de l’espace de travail et respect des contraintes réglementaires permettant de fournir de bonnes conditions de travail aux collaborateurs
• Développement du sentiment d’appartenance à l’entreprise chez les collaborateurs à travers leur mobilisation réussie dans un grand projet d’entreprise